Poznejte zákoutí MS Office - 1. Word

29. 4. 2005 07:00    Rubrika: Ostatní    Autor: Martin Janouch

Snad každý z vás využívá některý komerční nebo freewarový balík kancelářských aplikací. Tvorba dokumentů, tabulek, grafů a databází je rutinní denní záležitostí. Dnes si přiblížíme některé základní možnosti tohoto programu.

Jedním z nejpoužívanějších kancelářských balíků u nás je MS Office, proto si postupně povíme o některých ze základních možností, které by se mohly hodit u jeho aplikací. Zabývat se budeme rovnou nejlepší verzí MS Office 2003 Professional. Ale ani majitelé starších verzí nebo i jiných programů nemusejí zoufat, neboť všechny kancelářské aplikace si jsou velice podobné.

MS Word

Jen málokterý majitel notebooku nikdy nepracoval s tímto programem na tvorbu dokumentů a nezná základy jeho používání. Proto se rovnou zaměříme na funkce programu, které mohou být velice užitečné, ale pro vás třeba zatím neznámé.

Automatické dělení slov - Vždy, když zarovnáte odstavec do bloku, roztáhnou se vám mezery mezi slovy tak, aby jednotlivé řádky začínaly i končily stejně. Chcete-li tomu zabránit, ale zároveň mít odstavec takto zarovnaný, využijte funkci automatického dělení slov. Najdete jí v nabídce Nástroje/Jazyk/Dělení slov.

Automatické opravy – Dáte text do uvozovek a ony se změní na správné české. Napíšete po tečce malé písmeno a ono se změní na velké. Omylem ve slově dvakrát ťuknete na stejné písmenko, ale slovo je nakonec v pořádku. Takovéto věci má na starosti funkce automatických oprav, která má v sobě implementován seznam běžných chyb a správných slov. Vy si v nabídce Nástroje/Možnosti automatických oprav můžete sami nastavit, jak má fungovat. Ale pozor! Tato funkce může být někdy i mírně nebezpečná, protože editor opravuje slova bez vašeho vědomí.

Synonyma – Potřebujete napsat nějaké slovo a dokážete si vzpomenout jen na slovo sice stejného významu, ale pro váš text nepoužitelné? Využijte funkci synonym v nabídce Nástroje/Jazyk/Tezaurus a vyberte si pro vás to nejlepší. Word obsahuje velikou zásobu slov, takže stojí za to, se na jeho nabídku podívat.

Zaheslování dokumentu – využijte možnosti zabezpečit svůj dokument heslem. V nabídce Nástroje/Možnosti zvolte záložku Zabezpečení. Pak už jen vyberte zda nechcete, aby váš dokument bez hesla kdokoliv otevřel, nebo aby ho sice otevřel, ale nemohl do něj zapisovat. Lahůdkou je, že před zadáním hesla si dokonce můžete zvolit typ šifrování dokumentu.

Hromadná korespondence – Word umožňuje provázat textový dokument s databází nebo s tabulkou s nějakými údaji (např. adresář zákazníků). Pak stačí do textu umístit pole jako Jméno, Adresa, Město, PSČ a editor při zadání tisku více kopií doplní do uvedených polí každého výtisku jednu adresu z databáze nebo tabulky. Tuto funkci najdete v nabídce Nástroje/Dopisy a korespondence/Hromadná korespondence.

Skupinová spolupráce – Využitím funkce z nabídky Nástroje/Spolupráce online (ve Wordu 97 tato funkce chybí) můžete svůj dokument nebo jeho části sdílet přes počítačovou síť, a tak na něm může spolupracovat více lidí dohromady.

Tvorba rovnic – Word obsahuje editor rovnic, který ovšem musíte zvolit při instalaci, nebo ho doinstalovat do Wordu později. Pokud jste tak učinili, umožní vám zapsat jakkoliv složitý matematický vzorec. Editor rovnic najdete v nabídce Vložit/Objekt.

Automatizace operací – Programovací jazyk obsažený ve Wordu vám umožní zautomatizovat jakoukoliv často opakovanou činnost. Využijte ho nabídkou Nástroje/Makro.

Využívání verzí – díky funkci v nabídce Soubor/Verze můžete uchovávat v jediném dokumentu jeho několik verzí tak, jak je postupně tvoříte.

Doufám, že vám tento článek pomohl objevit některé užitečné funkce, které můžete využít při své práci. Chcete-li o nich podrobnější informace a přesný návod k použití, využijte dokonale propracovanou nápovědu Wordu. Příště se zaměříme na tabulkový procesor MS Excel.