Microsoft Office - kancelář v notebooku
25. 2. 2005 07:00 Rubrika: Ostatní Autor: Václav Návrat
Dnes se již málokterá kancelář, včetně té mobilní, obejde bez kancelářského softwaru pro každodenní použití. To si již dávno uvědomila firma Microsoft a několik let nás zásobuje stále vyšperkovanějšími balíky MS Office. Dnes se v krátkosti podíváme, co v sobě skrývají jednotlivé varianty aktuální verze Office 2003.
Na první Microsoft Office mohou pamětníci vzpomínat už z dob, kdy se na novotou blyštících se 386-kách proháněla zbrusu nová Windows 3.11. Pravda, v té době se nejednalo o ucelený balík Office, jak jej známe dnes, ale o naprosto nezávislé a kapacitně nenáročné programy MS Winword a MS Excel. Od té doby se však mnoho změnilo a staré "dobré" časy jsou dávno pryč. Poslední verze kancelářského balíku v závislosti na edici skýtá až 7 hlavních programů a spoustu doplňkových utilit pro ještě pohodlnější uživatelovu práci. Tím se pochopitelně postupně ztratila nenáročnost na kapacitu disku, což naštěstí u dnšních notebooků není problémem, a instalace zabírá celé jedno až dvě CD. Microsoft zjevně kapacita netíží a bere ji jako druhořadý jev, takže se snadno stalo, že první betaverze Office 2003 určené pouze pro testery byla distribuována na celých čtyřech(!) CD.
Jak již bylo zmíněno, Microsoft rozdělil svůj balík na několik edicí. Ty jsou rozděleny podle obsažených programů a tím samozřejmě podle ceny. Verze 2003 vychází pod těmito edicemi:
| Edice | Je určena pro | Obsahuje aplikace |
| Microsoft Office 2003 Basic | Předinstalovává se na nové počítače jako OEM produkt. | |
| Microsoft Office 2003 pro studenty a učitele | Domácnosti, proto obsažené aplikace nelze použít pro výdělečné účely (licenční omezení) | |
| Microsoft Office 2003 Standard | Firmy a podnikatele, kteří nepotřebují Publisher, Business Contact Manager a technologie jako je XML* a IRM** | |
| Microsoft Office 2003 Small Business | Podnikatele a malé firmy, kteří potřebují Business Contact Manager (BCM) a Publisher, ale nepotřebují využívat technologie XML* a IRM** | |
| Microsoft Office 2003 Professional | Pro střední a větší organizace a podniky, kteří nepotřebují využívat aplikaci InfoPath, ale využijí technologie XML*, IRM** a databázovou aplikaci Access. | |
| Microsoft Office 2003 Professional Enterprise | Pro střední a větší organizace a podniky, kteří využijí aplikaci InfoPath jako prezentační vrstvu pro své informační systémy. |
* Ve všech edicích Office 2003 mohou být dokumenty aplikace Word 2003 uloženy v nativním XML formátu souboru, který proto může být dále zpracováván jako běžný standardní XML soubor. V edicích Professional a Professional Enterprise mohou uživatelé navíc používat i zákaznické XML formáty - nebo XML schémata (XSD); mohou tedy pracovat s daty pokročilejším způsobem.
**IRM znamená Information Rights Management
tabulka převzata z www.microsoft.com
I dnes jsou neodmyslitelnou součástí každé sady MS Office Word a Excel. Jedná se v podstatě o předchůdce celého balíku, díky kterým vše začalo a které snad není nutno jakkoliv představovat, ale přeci jen alespoň symbolicky. Word je textový editor, čili slouží pro editaci textů a úpravu výstupních dokumentů. Excel (tabulkový procesor) slouží k nejrůznějším matematickým propočtům, které snad nejčastěji slouží pro pohotové rozvahy financí nebo přehledné ceníky produktů. Oba během jedné desítky let prošli řadou změn a inovací. Ta hlavní přišla v roce 1997 při vydání Office 97. Microsoft se totiž rozhodl, že zásadně "překope" celý formát ukládání souborů, a tak se naráz staly dokumenty vytvořené v Office 97 nečitelné pro starší verze kancelářského balíku. Sice nový Word umožňoval ukládání i ve starém formátu, ale spousta uživatelů si vzpomněla na nekompatibilitu formátů až v okamžiku, kdy sedli se svým dlouze dělaným dokumentem k PC, kde jej prostě neotevřeli. Společně s nekompatibilitou si uživatele vzpomněli na spoustu nadávek, které se jim najednou v hlavě začaly promítat. Nutno podotknout, že i osm let od vydání Office 97 se lze občas setkat s případy, kdy nekompatibilita starého a nového formátu způsobí spoustu nepříjemností. Navíc Microsoft se nikdy nedokázal vypořádat s dokonalou kompatibilitou, a tak vám nikdo nezaručí, že po přenosu dokumentu na jiné PC bude vypadat přesně tak, jak si přejete. To uspokojivě vyřešila až firma Adobe se svým formátem PDF, ale to je již úplně jiné téma.
Podívejme se ale, jaké další aplikace si pro nás Microsoft v jeho sadě připravil. Mezi dalšího pamětníka můžeme zařadit také MS PowerPoint. Jedná se o program na tvorbu převážně firemních prezentací. Setkat se s ním dnes můžete na nejedné prezentaci od těch nejmenších až po ty největší firmy a často je využíván i k oddychové prezentaci fotografií atp. Jeho kouzlo zřejmě tkví ve snadné použitelnosti a možnosti vytvoření prezentace doslova během několika minut. Jsou zde pro vás předem připraveny návrhy, díky kterým stačí už jen špetka vkusu na profesionální prezentaci. I když troška vkusu uživate stále potřeba je ... občas je možnost vidět prezentační "umělce", kterým by nepomohla zřejmě ani svěcená voda ;). Jako jeho nevýhodu považuji nutnost mít pro prohlížení prezentace nainstalován PowerPoint nebo alespoň jeho prohlížeč. Zde by možná neškodilo vzít si trochu inspirace od konkurence a umožnit z celé prezentace udělat jediný spustitelný EXE souborů bez nutnosti cokoliv instalovat. Na druhou stranu EXE soubory bývají v dnešní době interntu častým přenašečem viru a pozorný uživatel je spouští jen velmi obezřetně ... pokud se k němu vůbec přes bezpečnostní bariéry dostanou.
Outlook, aplikace pro kompletní práci s e-maily, se již také ukotvila jako standard každé ze sad Office. Jeho odlehčenou verzi, Outlook Express (OE), může zdarma využívat každý uživatel Windows, neboť je jeho volitelnou součástí. Uživatele OE přecházející na plnou verzi Outlooku možná překvapí nepochopitelná absence podpory diskusních skupin. Po přechodu je tedy nucen spouštět jak OE tak i "plný" Outlook. Jinak je aplikace velice komfortní a poskytne uživateli vše, co by mohl potřebovat. Za svého e-mailového klienta jej používá spousta velkých firem, ale i běžných domácností. V tom je však také jeho slabina. Této skutečnosti využívají tvůrci e-mailových virů, kteří píší svá dílka přímo "na míru" Outlooku, a tak jsou jeho uživatele vystaveni většímu nebezpečí. Nštěstí tomuto problému poslední dobou věnuje velkou pozornost a "díry záplatuje" pomocí nejrůznějších aktualizací. Outlook však není jen o e-mailech, podporuje také plánování času v kalendáři, umožňeje udělovat úkoly v rámaci pracovní skupiny, sledovat jejich plnění atp.
Microsoft nezapomíná, že každá větší firma potřebuje tvořit a spravovat databáze o svých zákaznících, zakázkách, produktech apod. Proto již poněkolikáté je součásti balíku také MS Access. Narozdíl od klasických zástupců zmíněných výše se již tato aplikace nedostala do podvědomí tolika uživatelů a firmy často využívají databázových služeb od konkurence.
Ve verzi 2003 jsou pro nás připraveny i dvě aplikace nově zařazené do sady Office. První z nich je program s přiléhavým názvem Publisher. Skutečně, potřebujete-li cokoliv publikovat, ukázat, dát o sobě vědět, tento šikovný prográmek je právě pro vás. Dokáže v okamžiku navrhnout profesionálně vypadající vizitky, připraví pro vás graficky zajímavý reklamní leták apod.
Druhým z odvážných je aplikace skrývající se pod tajemným názvem InfoPath. A komu poslouží? Je určena převážně velkým firmám pro vyplňování vnitrofiremních protokolů. Již nemusíte pracně vypisovat ve Wordu zápis ze služební cesty. Stačí pouze vybrat správný formulář, vyplnit požadované informace, podepsat digitálním podpisem a poslat přes síť do firemního serveru. Od tamtud si zápis vyberou příslušní pracovníci a dále zpracují.
V současné době je balík MS Office mocným pomocníkem při mnoha každodenních aktivitách běžného jednotlivého uživatele i pracovních skupin používajících PC nebo notebooky. Podle mého názoru jsou některé součásti Office zcela nenahraditelné a jiné se dají zcela úspěšně zaměnit jinými a dokonce freewarovými produkty, ale i tak si Microsoft stále drží prvenství v používání svých produktů a na tom něco bude. Obecně je Office pro většinu uživatelů Windows nepostradatelnou součástí každodenní práce a Microsoft zde odvedl velký kus práce.
