Systém řízení a správy dokumentů CAC LEASING a.s. nese značku IBM
1. 7. 2005 15:06 Rubrika: Tiskové zprávy
Systém řízení a správy dokumentů CAC LEASING a.s. nese značku IBM. Digitální archiv od IBM uspořádá miliony papírových stránek přední leasingové společnosti do systému hodného třetího tisíciletí
Praha, 30. června 2005 – Společnost CAC LEASING a.s. vybrala pro systém řízení a správy dokumentů řešení od firmy IBM ČR založené na bázi IBM DB2 Content Manager. Jde o produkt, který je schopen spolu s podpůrnými autorizačními a autentizačními prostředky splnit veškeré nároky kladené na systém elektronického archivu, který od samého začátku spravuje na půl miliónu dokumentů čítajících zhruba 3,5 miliónu stránek a týkajících se základní obchodní činnosti společnosti - leasingových smluv. Hardwarová základna je tvořena servery s procesory typu Intel, redundantními diskovými poli a páskovou knihovnou pro zálohování.
Potřeba vytvoření elektronického archivu vyvstala v 1.pololetí roku 2004 při plánování přemístění centrály společnosti CAC LEASING do nových prostor v září 2005, kdy společnost řešila vybudování kompletního logistického zázemí správy dokumentů. CAC LEASING se rozhodla dále neinvestovat do stávajícího manuálního zpracování dokumentů a volila budoucnost: dokumenty budou převáděny do elektronické podoby a vznikne tak elektronický archiv, který bude všemi vlastnostmi plně vyhovovat nárokům velké finanční společnosti. Kromě řešení zmiňovaného základního problému tento systém umožní vyšší efektivitu nakládání s dokumenty a automatizaci obchodních i neobchodních procesů.
Vzhledem k rozsahu projektu a objemu již existujících dokumentů je celý projekt rozdělen do několika navazujících etap, tak, aby výsledkem každé etapy byl ucelený funkční systém, řešící určitý okruh úloh. To znamená, že přínos řešení se projeví nikoliv až po dokončení projektu jako celku, ale bude patrný již po dokončení každé z dílčích etap.
Během první etapy dokončené v listopadu 2004 byla provedena analýza dokumentů s cílem vytvoření katalogu typů dokumentů a zároveň analýza způsobu práce s dokumenty. Tím byl položen základ pro realizaci digitálního archivu a jeho naplnění, samozřejmě při zachování přístupu pracovníků k dokumentům i v době, kdy se digitální archiv vytvářel. V rámci první etapy byl zcela převeden existující papírový archiv do elektronické podoby, včetně vytěžení klíčových indexů. Garantovaná úroveň chyb se pohybovala na velice nízké úrovni a např. pro čísla smluv je zaručena chybovost 0,0%. Skenovací činnost byla provedena společností PosAm Praha spol. s r.o., která zajistila dávkové zpracování požadovaného objemu materiálů v daném čase. Zároveň společnost PosAm ve spolupráci IBM ČR zajišťuje skenování aktuálních přírůstků do archivu.
Podle vedoucího oddělení výpočetní techniky společnosti CAC LEASING Petra Dufka elektronický archiv vybudovaný během úvodní etapy ještě nemění výrazným způsobem procesy ve společnosti, řeší však plně kompletní elektronickou archivaci dokumentace obchodních případů. „V druhé etapě už bude elektronický archiv integrován s obchodními systémy, což umožní přímý vstup dokumentů v elektronické podobě do archivu souběžně s jejich tiskem – jedná se například o faktury, upomínky či splátkové kalendáře. Tím odpadne skenování těchto dokumentů a jejich ruční zatřiďování, čímž se celý proces zpracování těchto dokumentů značně urychlí a zjednoduší,“ uvedl Petr Dufek, který dodává, že změna se velmi výrazně projevila na odlišném stylu práce. „Závislost mnoha lidí na papírech v jejich fyzické podobě je velice silná. Při přechodu do jejich nehmotné elektronické podoby jsme se proto soustředili na provádění osvěty – seznámení pracovníků se smyslem a významem projektu, s jednotlivými etapami, jejich průběhem a s tím, jak se která etapa projeví na způsobu práce daného pracoviště nebo pracovníka. Pouze s tímto zázemím lze projekty podobného typu nejen úspěšně realizovat, ale i uvést do provozu a zařadit do každodenního života organizace.“
V budoucnu zbývá dokončit ještě tři etapy. Třetí etapa zahrnuje rozšíření okruhu zpracovávaných dokumentů i na dokumenty, které se přímo netýkají obchodní činnosti – režijní faktury, neobchodní korespondence a podobně. V souvislosti s těmito aktivitami je plánována analýza procesů, spojených se zpracováním neobchodní korespondence tak, aby bylo možné vytvořit definice pro automatizované workflow, jehož zavedení je plánováno na čtvrtou etapu projektu. Závěrečná, pátá fáze projektu opět počítá s analýzou obchodních procesů, jejich optimalizací a následnou implementací do workflow obchodních případů, které výrazným způsobem zrychlí zpracování jednotlivých agend.
